گزارش کارآموزی تجزیه ، تحلیل و طراحی ساختار سازمانی در شهاب خودرو

موضوع : گزارش کارآموزی تجزیه ، تحلیل و طراحی ساختار سازمانی در شهاب خودرو

توضیح : این فایل به صورت ورد و آماده چاپ می باشد

مقدمه
اداره امور يك سازمان ، مستلزم تلفيق ماهرانه عواملي همچون، تسهيلات و امكانات، ويژگي هاي سازماني ( ساختار سازمان  سياستها  خط مشي ها و...  )، منابع انساني است.
در مديريت منابع انساني ، بحث درباره ي انسانهائي است كه هر يك آنان درسازمانها  مشاغلي را به عهده  دارند.
يكي از مهمترين  عناصر مديريت  منابع  انساني شناخت وظايف  ، مسئوليتها و مشاغلي است كه به عهده افراد در سازمان گذاشته مي شود .اين عمل ازطريق تجزيه ، طراحي و طبقه بندي مشاغل صورت مي پذيرد. قبل ازشروع  بحث پيرامون  تجزيه و تحليل شغل بايد با برخي اصطلاحات در اين زمينه آشنا شويم . اصطلاحات بسياري درتجزيه و تحليل شغل وجود دارند  كه در اينجا به ذكر پاره اي از آن اصطلاحات مي پردازيم  :
فصل اول :
ادبيات موضوع
(تجزيه و تحليل و طراحی ساختار سازمانی)
مفاهيم و اصطلاحات سازمان:
1-روابط سازمانی
روابط رسمی در سازمانها دو نوع است روابط عمودی و روابط افقی.روابط عمودی،درواقع همان سلسله مراتب سازمانی بوده که جنبه دستوری و لازم الاجزا است.روابط افقی ،ارتباط بين مشاغل هم سطح سازمانی است که جنبه مشورتی داشته وبه منظور تبادل نظر انجام ميشود.
2)ترکيب سازمانی (نمودار سازمانی)
سازماندهی درباره مبانی تشکيل واحدها،گسترش سازمان،حيطه نظارت و نوع اختيارات بحث ميکند. ترکيب اين مباحث در نمودار سازمانی نمايان ميشود.تقسيم فعاليتها در نمودار سازمانی متبلور است.اين نمودار تعيين ميکند که هر فرد به چه کسي بايد گزارش دهد ومجاری ارتباهای عمودی يعنی ارتباطهای مديران سرپرستان را باساير سطوح سازمان تشريح ميکند.
بطور خلاصه نمودار سازمانی :تقسيم وظايف،تعيين روابط سازمانی بين واحدها و افراد و چگونگی اين روابط را مشخص ميکند.
3)سطوح سازمانی
      الف-سطح مديران عالی يا تصميم گيرنده که تعيين کننده خط مشی و سياستهای اجرايي سازمان هستند.
      ب-سطوح مديران ميانی يا اجرايي که مسئول اجرای خط مشی وسياستهای کلی سازمان هستند.مديران ميانی در تدوين سياستها و تعيين خط مشي سازمان با مديران عالی ارتباط فعال دارند.
     ج-رده های سرپرست
 افرادی که مسئول عمليات کارگران يا کارکنان شاغل در بحث های مختلف سازمان مي باشند و به نام سرپرستان فعاليت ميکنند.
    د-رده های عملياتی
افرادی که فعاليت آنها مستقيما به توليد کالا يا خدميت سازمان منجر ميشود اين افراد کارگران وکارمندان سازمان  را شامل ميشود.
4)واحدهای صف وستاد
   الف-واحدهای صف که مامور اجرای عمليات اصلي مربوط به هدف سازمان هستند.
   ب-واحدهای ستاد که وظيفه آنها فراهم آوردن وسايل و تسهيلات کار واحدهای صف ،از طريق انجام خدمات مشورتی و پشتيبانی ويا تخصصی است.بنا براين واحدهای ستادی نظارت مستقيم بر واحدهای صف ندارند.
5-تفويض اختيار
يعنی واگذاری قسمتی از اختيارات به روأسای  دواير و قسمت های تحت نظارت و سرپرستی توسط مدير مربوطه.فرآيند تفويض اختيارات با توسعه سازمان رابطه مستقيم داردبه گونه ای که برخی اوقات ادامه حيات سازمان بدون تفويض اختيار امکان پذير نخواهد بود.
تفويض اختيارت دارای مراحل زير است:
الف-واگذاری وظايف از طرف مقام بالاتر به افراد تحت سرپرستی.
ب-اجازه تصميم گيری در استفاده از منابع مالي و انسانی به منظور انجام اقدامات لازم در راه انجام وظايف واگذار شده.
ج-تعيين ميزان و محدوده مسئوليت افراد تحت سرپرستیدر برابر مدير به منظور حسن انجام وظايف واگذار شده بر اساس موازين  ومعيارهای مشخص سازمان و واحد مربوطه.
اصول تفويض اختيارات
الف-تنها بخشی از اختيارات قابل واگذاری است نه کل آن. زيرا برخی از اختيارات از نظر قانونی و شرايط سازمان قابل تفويض نيست.
ب-انتقال و واگذاری اختيارات ،مسئوليت تفويض کننده را سلب نمی کند.
ج-می توان اختيار واگذار شده را دوباره بدست گرفت.د-بين نوع و ميزان اختيار واگذار شده و نوع و ميزان مسئوليت خواسته شده بايد تناسب برقرار باشد.
ه-تفويض اختيار بايد همراه عدم تمرکز در نظارت باشد.
6)تشکيلات سازمانی
مفهوم تشکيلات سازمانی يعنی تعيين وظايف ،مسئوليتها و اختيارات هر يک از مشاغل سازمان و مشخص کردن ارتباط هاي درست و منطقی بين آنها .
7)وظيفه (شغل)
وظيفه عبارتست از يک سلسله فعاليتهای سازمانی  که يک فرد به اعتبار پست سازمانی که اشغال ميکند،بايد آنها را انجام دهد.
معمولا برای هر شغل يک شرح شغل و يک شرايط احراز شغل تهيه ميشود.مواردی که در شرح شغل وجود دارد عبارتست از :عنوان شغل، محل شغل در سازمان،خلاصه ای از شغل ، وظايف شغل ، دستگاه ماشين ،ابزار و لوازم مورد استفاده در شغل ،رئيس يا مرئوسان،شرايط شغل و خطرات موجود در شغل.
در شرايط احراز يک شغل موارد زير موجود است:تحصيلات، تجربيات، دوره های تخصصی وعمومی گذرانده شغل ،قدرت قضاوت،ابتکار، توان تصميم گيری، مهارتهای فيزيکی ، مهارت در انتقال مفاهيم ،ويژگی های روحی و روانی  و ميزان نياز به استفاده بيش از اندازه از يکی از حواس پنجگانه.
8)مسئوليت
مسئوليت يعنی قبول انجام وظايف سازمانی و احساس تعهد به انجام وظايف بر اساس وظيف شناسی . در سازمانها مسئوليت به معنی تعهد وجدانی نيروی کار به انجام درست وظايف واگذار شده در برابر مقام بالاتر و تهيه و ارائه گزارشهای لازم به او است.
9)اختيار
اختيار عبارتست از : وجود مجوز رسمی و قانونی سازمانی (آزادی عمل)در جهت اخذ تصميم و صدور دستورات لازم در زمينه شغلی فرد بنا به صلاحديد و نظر مقام مسئول.
10)مقام
مقام يعنی پست رسمی سازمانی که دارای قدرت و اختيارات قانونی برای اجرای اصول واهداف  سازمان است. در واقع مقام يعنی قدرت و اختيارات قانونی که صاحب پست سازمانی به کمک آن ميتواند کميت کار افراد تحت سرپرستی خود را نظارت  و کنترل کرده و در حدود آن اعمال نفوذ قانونی نمايد.
واحد تشکيلات و روش ها
باتوجه به تغييرات گسترده ای که به طور پيوسته و مداوم در محيط پيرامون سازمانها بوجود می آيد، لازم است  سازمانها با ايجاد واحهای تخصصی ،آمادگی وتوان رويارويي با شرايط جديد را داشته باشند. يکی از واحدهايی که به عنوان جزئي از واحدهای ستادی سازمانها می تواند آن را به موقع کمک نمايد، واحد تشکيلات روشهاست.
 وظايف واحد تشکيلات وروش ها
اين واحد عهده دار انجام وظايف زير در سازمانهای عمومی و غير عمومی است:
1-طرح ريزی سازمان و تجزيه و تحليل آن
ترکيب درست سازمان ،يعنی تقسيم کار مناسب ،مشخص کردن مسئوليتها  و برقراری هماهنگی ميان فعاليتها .
بنابراين ايجاد هر واحد جديد ويا ساده کردن واحدهای موجود با ترکيب سازمان ارتباط دارد.در اينگونه موارد بررسی و تجزيه و تحليل ترکيب سازمان، تعيين حدود وظايف و مسئوليتهای افراد کليدی، تجديد نظر در راهنمای سازمان، تجديد نظر در شرح وظايف مشاغل سلزمانی از وظايف واحد تشکيلات و روش هاست.
2-تجزيه و تحليل فعاليتها
کليه فعاليتها ،وظايف و روشهايي که به منظور دستيابی به اهداف سازمان انجام ميشود،بايد پيوسته و مداوم مورد مطالعه و تجزيه و تحليل قرار بگيرند تا اطمينان حاصل شود که اين فعاليتها در راستای تحقق اهداف مربوطه ميباشد.
3-ارزيابی مديريت
گاهی اوقات به آن مميزی مديريت يا کنترل داخلي می گويند.
ارزيابی مديريت يعنی مطالعه و ارزيابی ترکيب سازمان و اجزای تشکيل دهنده آن،حسابرسی وضع مالي و بررسی روشهاي انجام فعاليتها در سازمان.
واحد تشکيلات و روشها برخلاف واحد مميزی يا کنترل داخلی که معمولا وظيفه حسابرسی و مميزی اسناد مالي را بر عهده دارد، سيستم ها و روش های موجود در سازمان را مورد ارزيابی قرار ميدهد و پيشنهاداتی درباره تجديد نظر يا تغيير در آنها به مديران ارائه مي کند.
4-تهيه دستورالعملهای کتبي و روش های مدون
وجود مقررات مدون ، بارشد و سابقه موفق سازمان ارتباط نزديکی دارد و احد تشکيلات و روشها تهيه دستورالعملها ،هماهنگ کردن واحدها، ابلاغ به آنها و نظارت بر اجرای درست مقررات را به عهده دارد.
5- تهيه و کنترل فرم ها
فرم ها از ابزارهای مهم به جريان انداختن اطلاعات در سازمان است.
بنابراين بهبود بخشيدن به فرم ها نه تنها در افزايش بهره وری وميزان کارآيي سازمان مؤثر است بلکه به علت صرف هزينه فراوان و نيروی انسانی قابل توجه، لازم است با اجرای نظام درست کنترل فرم ها از صرف هزينه های غير ضروری پيشگيری کرد.
6-طراحی و اصلاح سيستم بايگانی اسناد ،مدارک وپرونده ها
هزينه نگهداری اسناد ،مدارک و پرونده های جاری از بزرگترين ارقام هزينه های اداری هر سازمان را تشکيل ميدهد. هر نامه، سند يا مدرکی که بايد در بايگاني نگهداری شود، به نوع آن بستگی دارد.بنابراين بايد با استقرار يک سيستم مناسب بايگانی اسناد، مدارک و پرونده ها را به درستی نگهداری و آسان و سريع به آنها دسترسی پيدا کرد.
7-ارزيابی نيروی انسانی و تقسيم کار
نيروی انسانی در هر سازمانی از مهمترين و حياطی ترين اجزا ميباشد بنابراين نحوه بهره گيری از نيروی انسانی و استفاده از تخصص های آن و نحوه تقسيم کار ميان کارکنان هر سازمان بايد همواره مورد ارزيابی و مطالعه قرار بگيردتا نسبت به استفاده مؤثر از اين منبع حياتی ،اطمينان حاصل شود.
8- اندازه گيری کار
فهرست مطالب
  مقدمه    9
فصل اول (ادبيات موضوع)  :  تجزيه و تحليل و طراحی ساختار سازمانی    10
مفاهيم و اصطلاحات سازمان    11
 روابط سازمانی    11
ترکيب سازمانی (نمودار سازمانی)    11
سطوح سازمانی    11
واحدهای صف وستاد    11
تفويض اختيار    11
تشکيلات سازمانی    12
وظيفه (شغل)    12
مسئوليت    12
اختيار    12
مقام    13
واحد تشکيلات و روش ها    13
وظايف واحد تشکيلات وروش ها    13
هدفهای واحد تشکيلات و روش ها    15
ساختار سازمانی    16
اجزای اصلی ساختار سازمانی    16
نمودار سازمانی    16
تعريف    16
ارکان اصلی نمودار    16
نکات مهم در تهيه نمودار سازمانی    17
راهنمای سازمان و مواردی که نمودار سازمانی نمايش می دهد    18
سازمان هايي که مي توان برای آنها طراحی ساختار نمود     18
نشانه های ضعف ساختار سازمانی     19
مراحل سازماندهی رسمی (ديدگاه انديشمندان کلاسيک)    19
1-تقسيم بندی کل سازمان به چند جزء اصلی(تقسيم بندی افقی)    19
2-برقراری روابط بر اساس اختيارات (تقسيم بندی عمودی)    19
3-مرتبت ساختن سلسله مراتب افقی     19
4-تعيين پست سازمانی کارکنان (تهيه شرح شغل و شرايط احراز شغل)    20
تعريف كار    20
تعريف وظيفه    20
تعريف شغل    20
تعريف و مفهوم تجزيه و تحليل شغل    20
نتايج تجزيه  و تحليل  مشاغل    21
كاربردهاي تجزيه و تحليل شغل    21
مراحل تجزيه وتحليل شغل    21
روشهاي جمع آوري اطلاعات    22
روش مشاهده    22
روش مصاحبه    22
روش پرسشنامه    22
روش تلفيقي    22
روش نشست متخصصان    22
روش استفاده ازسوابق گذشته    22
تعريف طراحي شغل    23
عوامل موثر بر طراحي شغل    23
هويت وظايف    24
تهيه و تدوين شرح شغل    24
تعريف شرح شغل    24
تعيين شرايط احراز شغل    25
عوامل تشكيل دهنده ي شرايط احراز شغل    25
مزايا و نتايج تجزيه و تحليل شغل    25
ارزيابي و طبقه بندي مشاغل    26
تعريف طبقه بندي مشاغل    25
فوايد و كاربرد هاي طبقه بندي مشاغل    26
1.    روشهاي ارزيابي و طبقه بندي مشاغل    26
روش  درجه بندي      26
روش امتيازي    28
روش طبقه بندي    29
روش مقايسه عوامل    29
روش شخص و شغل    30
فصل دوم (معرفي مكان كار آموزي) : شرکت شهاب  خودرو  (سهامي عام)    36
تاريخچــه    37
موضوع شرکت طبق مفاد اساسنامـه    37
انواع توليدات, محصولات و ظرفيت اسمـي کارخـانـه    38
ارکـان اصلـي شرکت    39
روزنامه کثيرالانتشـار شرکت    40
منابع و امکانات در اختيار شرکت    40
نقشه و کروکي جانمايـي ( Layout)    41
   تعداد کل پرسنل شرکت در پايان سال 1386    41
وضعيت سيستمهای اطلاعاتی و مديريتی مورد استفاده شرکت     41
برنامه های آتی جهت استقرار سيستمهای نوين مديريت      41
خلاصه برنامه استراتژيک ، چشم انداز ، ماموريت و ارزشهای سازمانی شرکت    42
آرمان : (vision)    43
بيانيه چشم انداز : (vision statement)    43
بيانيه ماموريت : ( mission statement)    43
   شعار: (Motto)    43
ارزشهای محوری سازمانی : ( Value & Belives)    43
اهداف بلند مدت کيفی ( سطح سازمان) طی برنامه 5 ساله راهبردی    43
اهداف بلند مدت کمی ( سطح سازمان ) طی برنامه 5 ساله راهبردی    43
بررسی عوامل محيطی بر اساس مدلPEST    44
فرآيندهای پشتيبانی بر اساس زنجيره ارزش پورتر: ( porter chain value )    45
تجزيه و تحليل رقابت CPM    46
راهبردهای کلان ( اصلی ) شرکت شهاب خودرو    47
 اقدامات انجام شده جهت بهبود وضعيت توليد    48
ارتقاء کيفيت    48
فعاليتهای شرکت درطول سال 1386 در جهت استقرار نظام کيفيت    48
ساير اقدامات جهت بهبود کيفيت و کميت محصولات    49
تعميرات و نگهداری    49
فعاليتهاي ايمنـي و بهداشت صنعتـي    50
فعاليتهاي مهندسي    51
اطلاعات نيروي انسانـي    53
سياست ها و برنامه هاي شرکت در زمينه نيروي انساني    53
ترکيب نيروي انساني بر حسب نوع استخـدام    53
فصل سوم :  شناخت وضعيت سيستم موجود    55
معرفی واحد مربوطه  (واحد سيستم ها و روشها)    56
فعاليتهای بخش تشکيلات و روشـها    56
فعاليتهای انجام شده در شرکت    56
معرفي فازهاي پروژه سازماندهي واحد تزئينات    57
   فاز اول پروژه( تعريف مشاغل واحد تزئينات)    57
1.    مطالعه اوليه     57
2.     تشکيل جلسه با مسئولين واحد تزئينات      58
3.    طرح موضوع با مديريت سازمان    58
4.    اخذ مجوز ايجاد تغييرات جديد    58
5.    طراحي فرم شناخت مشاغل    58
6.    تشکيل جلسه با مديريت واحد اداري و منابع انساني     58
7.    مطالعه و بررسي فرمهاي تکميل شده شناخت اوليه شغل کارگران     58
8.    تدوين شرح وظايف شغلها     58
   فاز دوم پروژه( طراحي ساختار سازماني)    59
   مراحل طراحي ساختار تفصيلي هر قسمت     59
چارتهای سازمانی    -
استاندارد مشاغل واحد تزئينات    -
شرح وظايف    -
دستور العمل ها    -
DFDها    -
فصل چهارم : تجزيه و تحليل سيستم مطرح شده     60
مبنای سازماندهی     61
1- سازماندهی بر مبنای نوع وظيفه    61
   ويژگيهای اين نوع ساختار    62
الف-ويژگيهای محتوايي    62
ب- چگونگی فعاليت سيستمهای درون سازمانی    62
  ج-نقاط قوت اين نوع ساختار     62
 د- نقاط ضعف    62
2- سازمان بر مبنای نوع محصول    63
ويژگيهای اين نوع ساختار    63
3- سازمان بر مبنای منطقه عمليات( جغرافيايي)    64
ويژگيهای اين نوع ساختار    64
4-سازمان بر مبنای مشتری و مخاطب    65
ويژگيهای اين نوع ساختار    65
5- سازمان بر مبنای ساخت ويژه کار موقت( ادهوکراسی)    67
ويژگيهای اين نوع ساختار    67
6-سازمان بر مبنای ساخت ماتريسی    68
 انواع ساختار ماتريسی (1- نوع موقت  ،   2- نوع دائمي)    69
ويژگيهای اين نوع ساختار    69
7- سازمان با ساخت های جديد    70
مهمترين ساخت های جديد سازمان ها    70
    ويژگيهای مشترک سازمانهای جديد    71
   مدير پروژه در سازمانهای امروزی    72
   ويژگيهای اصلی يک پروژه    72
8- ساختار سازمانی پروژه ای    72
   مديريت پروژه     72
   شرايط بکارگيری ساختار پروژه ای     73
   محيط پروژه    73
   مديريت زمان پروژه    73
نوع ساختار سازمانی در شرکت شهاب خودرو    72
   ويژگيهای ساختار وظيفه ای شرکت    74
   ويژگيهای ساختار وظيفه ای شرکت    74
   الف-ويژگيهای محتوايي    74
   ب- چگونگی فعاليت سيستمهای در شهاب خودرو    74
   ج-نقاط قوت ساختار وظيفه ای شهاب خودرو    75
   د- نقاط ضعف ساختار شهاب خودرو     75
فصل پنجم :  نتيجه گيري و پيشنهادات    76
نتيجه گيري    77
نکته مهم    77
مزايا و نتايج تجزيه و تحليل شغل در واحد تزئينات    78
فوايد و كاربرد هاي طبقه بندي مشاغل در واحد تزئينات    78
طرحهاي پيشنهادي جهت بهبود کيفيت نيروي انساني    79
فصل ششم :  منابع و ماخذ    80
منابع و مآخذها    81